Projekt Beschreibung

KUNDE

OptimaMed, Gesundheitseinrichtungen der SeneCura Gruppe

BRANCHE

Gesundheitswesen

HERAUSFORDERUNGEN

  • Einbindung des Standorts in das bestehende Netzwerk

  • verlässliche Zeitplanung und effizientes Zeitmanagement

  • Klärung von Abhängigkeiten und Koordination zwischen Endkunde und beteiligten Drittfirmen

AUFGABENSTELLUNG

Baubegleitung im Rahmen eines Zubauprojekts für unseren langjährigen Bestandskunden SeneCura

UNSERE LEISTUNG

Definition von Netzwerken und Verkabelung (mit Bauträger und Kunde), Planung der WLAN-Infrastruktur, IT-Projektmanagement

RAHMENBEDINGUNGEN

Die Erweiterung eines Reha-Standorts der OptimaMed um einen Zubau für eine Kinderklinik sollte von GEKKO it-solutions durch Einbindung der neuen Einheit ins bestehende Kundennetzwerk sowie durch Koordination des Projekts und Leistungsabgleich mit beteiligten Drittfirmen begleitet und unterstützt werden. Dabei übernahmen wir die verantwortungsvolle Rolle eines Vermittlers zwischen allen Projektbeteiligten.

Alle Anforderungen im Überblick:

  • Erhebung der Anforderungen (Netzwerk, Abhängigkeiten) für Drittfirmen, die medizinische Geräte und Software bereitstellen
  • Vermittlung eines gemeinsamen Verständnisses für die Voraussetzungen des Kunden
  • Erarbeitung von Lösungsvorschlägen mit den beteiligten Drittfirmen
  • Übernahme des Projektmanagements sowie aller Koordinationsaufgaben
  • Ermöglichung zentralisierten Arbeitens

LÖSUNG

Als versierter Partner in Sachen IT-Projektmanagement schuf GEKKO it-solutions mit einem Auftakt-Meeting aller Projektbeteiligten (Kunde, Drittfirmen, IT-Betreuung) eine gesunde und effektive Basis für die Bewältigung der gestellten Aufgaben. Dabei wurden insbesondere die Bedürfnisse des neuen
Standorts im Sinne eines klaren Zielhorizonts besprochen, um in einem weiteren Schritt die Voraussetzungen für die Zielerreichung zu klären.

Da der Kunde den vollen Funktionsumfang der eingesetzten Dritthersteller-Anwendungen und -Hardwares bei Einbindung des neuen Standorts in das bereits bestehende Netzwerk nutzen wollte, wurde mit der Erläuterung des groben Netzwerkaufbaus eine gemeinsame Grundlage für die Definition von Anforderungen geschaffen. Dieser Schritt ermöglichte es, planerisches Optimierungspotential frühzeitig zu erkennen und zu heben. Indem wir die Festlegung der Anforderungen in einem gemeinsamen Prozess vornahmen, konnten wir außerdem eine Zentralisierung der Distributionswege erzielen. Dies ist insofern von Vorteil, als die IT-Standards des Kunden gewahrt bleiben und lokale Anschaffungskosten der Drittfirmen gesenkt werden können. Die frühzeitige Besprechung wesentlicher Themen (wie die Bereitstellung eines eigenen Subnetzes für beauftragte Hersteller oder die Abgrenzung bestimmter Netzwerkgeräte) ist in diesem Prozessschritt nicht nur für Kunden und Drittfirmen, sondern insbesondere auch für die Gewährleistung der IT-Security wesentlich.

Um ein gemeinsames Bild der zu schaffenden Voraussetzungen herzustellen, folgte auf die Besprechung die gemeinsame Begehung der Räumlichkeiten. Dabei wurden alle für den Projekterfolg wesentlichen Punkte (wie Anzahl der Strom- und Netzwerkdosen, Belüftung, Wärmeentwicklung und WLAN-Ausstrahlung) besprochen und aufgelistet.

Auf die anschließende Festlegung von Aufgabenverteilung und Zuständigkeiten folgte die gemeinsame Erarbeitung eines Zeitplans entlang der Abhängigkeiten. Er definierte, wer in welchen Zeiträumen welche Teilstücke des Projekts zu finalisieren hatte, um Folgearbeiten reibungslos zu ermöglichen.

Um Verbindlichkeit und eine stets greifbare Struktur zu schaffen, wurden alle diesbezüglichen Festlegungen im Anschluss an das Auftakt-Meeting an die Projektbeteiligten per E-Mail übermittelt.

Detailänderungen und Anpassungen durch neu entstandene Kundenwünsche begegnete das Team unter Projektleitung von GEKKO it-solutions durch regelmäßige Abstimmungsmeetings und unmittelbare Kommunikation der hervorgerufenen Abweichungen an alle Projektbeteiligten. Damit konnten eine schnelle Reaktion auf Änderungen und die Einhaltung des definierten Zeitplans sichergestellt werden.

Alle Projektschritte im Überblick:

  • Kennenlernen der Drittfirmen
  • Budgetplanung und -abstimmung mit dem Kunden (bei Ausarbeitung alternativer Lösungen)
  • Sicherstellung der Homogenität der Netzwerkumgebung
  • Auftakt-Meeting mit Kunde, Drittfirmen und IT-Betreuung
    • Erfassung der Kundenbedürfnisse im Beisein aller Parteien
    • Erläuterung der Netzwerk- und Serverinfrastruktur des Kunden gegenüber beteiligten Drittfirmen
    • Erläuterung von Optimierungsvorschlägen für die Systemplanung (Verwendung zentralisierter Server im bestehenden Rechenzentrum anstelle lokaler Server)
    • Begehung der Räumlichkeiten mit den Projektbeteiligten (inkl. Planung aller Anschlüsse)
  • Erfassung der erarbeiteten Inhalte und effiziente Kommunikation an alle beteiligten Firmen als erfolgskritische Maßnahme
  • laufendes Abstimmen, Koordinieren und Hinterfragen technischer Details
  • Gestaltung des Zeit- und Ablaufplans
  • regelmäßige Durchführung von Abstimmungsmeetings und Baubesprechungen

ERGEBNIS

Durch definierte Kommunikationswege konnten die gestellten Anforderungen zeiteffizient und zur vollsten Zufriedenheit des Auftraggebers realisiert werden. Unser Projektmanagement überzeugt durch folgende Ergebnisse:

  • fristgerechte Bereitstellung der Netzwerk- und Serverinfrastruktur, der angeforderten Systeme für Drittfirmen sowie der geplanten Arbeitsplätze

  • Zentralisierte Arbeitsweise für Kunden ermöglicht

  • Sicherstellung einer Langzeitarchivierung für medizinische Daten

  • Kostenoptimierung durch zentralisierte Distributionswege

  • Sicherstellung einer einheitlichen und funktionierenden IT unter effektiver Integration von Drittlösungen in den standardisierten IT-Betrieb (um ein reibungsloses Ineinandergreifen von Systemen und Schnittstellen zu ermöglichen)

  • Support ab Tag 1

Sebastian Hammer
Spezialist für
IT-Projektmanagement
und Baubegleitung

Kommunikation ist bei derartig großen Bauvorhaben essentiell und der Schlüssel zu einer funktionierenden IT bei Eröffnung. Es ist wichtig alle Parteien an einem Tisch zu bekommen un an einem Strang zu ziehen. Laufende Asbtimmungen und Adaptierungen der Anforderungen ist unerlässlich.

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